5 misverstanden over een online projectplanning

26 april 2018

Binnen Happy Idiots werken wij in projectteams waarbij planningswerkzaamheden tot de dagelijkse gang van zaken horen. Een projectplanning klinkt in theorie heel logisch, maar in de praktijk blijkt projectplanning toch voor complicaties te zorgen. Ik heb daarom 5 misverstanden rondom een projectplanning op een rijtje gezet die ervoor kunnen zorgen dat het einddoel verstoord wordt. Doe er je voordeel mee, beter voorkomen dan genezen.

Geen online projectplanning

Helaas is het grootste misverstand dat een zeer beknopte tot geen planning nog (te) vaak voorkomt. Een projectplanning zorgt er uiteindelijk voor dat de neuzen van alle betrokkenen dezelfde kant op staan en je daardoor je einddoel gezamenlijk bereikt. Het belang van een projectplanning is bij vele handjes hoog omdat anders betrokkenen zelf gaan prioriteren of een eigen interpretatie gaan maken van op te leveren stukken. Nummer 1 irritatie van opdrachtgevers is het ontbreken van een planning. Houdt er rekening mee dat de opdrachtgever ook met uitdagingen rondloopt als bijvoorbeeld interne capaciteit en eventueel draagvlak binnen een organisatie.

 

Delen en bespreken van een online projectplanning

Er komen situaties voor dat er wel degelijk een projectplanning is, maar dat deze niet gedeeld of besproken wordt met de opdrachtgever of betrokkenen. Dit is een gemiste kans aangezien iedereen een planning anders interpreteert. Een projectplanning zorgt er uiteindelijk voor dat zowel de projectmanager als de opdrachtgever op 1 lijn (blijven) zitten. Naast het delen van de planning dienen werkzaamheden ook daadwerkelijk ingepland te worden, anders blijft het nog steeds een nietszeggend papiertje. Uiteindelijk biedt een online projectplanning houvast voor iedereen en een stok achter de deur voor de uitvoering.

Een online projectplanning is dynamisch

De eerste versie van een online projectplanning is een vertrekpunt, vaak wordt een projectplanning opgeleverd (al dan niet gedeeld en besproken met iedereen) en verdwijnt de planning in een bureaula. Een online projectplanning is een dynamisch document dat gedurende de volledige projectlooptijd bijgesteld dient te worden. Je kunt voor aanvang nooit met alles rekening houden omdat gedurende projecten zaken veranderen (er zijn risico’s opgetreden, er is een uitbreiding geweest of er zijn onverwachte tegenslagen). Binnen het projectplan heb je gedefinieerd hoe vaak er tussentijds overleg is tussen een projectmanager en een opdrachtgever, tijdens deze besprekingen wordt te allen tijde de projectplanning besproken. Wat is er veranderd? Welke zaken zijn afgerond of nog openstaand? Oftewel: is de opleverdatum in gevaar gekomen?

Een projectplanning geldt voor iedereen

Een online projectplanning geldt voor iedere betrokkene binnen de projectorganisatie. Ik vergelijk het altijd als een herder die zijn of haar kudde bij elkaar houdt. Het mes snijdt aan 2 kanten, enerzijds kan iemand vooruitlopen op de zaken waardoor andere betrokkene in de problemen komen of zich opgejaagd voelen. En anderzijds heeft het invloed op andermans werk wanneer een betrokkene een projectplanning compleet negeert.

Doorgeven van wijzigingen

Binnen grotere projectorganisaties komt het voor dat door bevindingen van betrokkene of externe communicatie onderwerpen besproken worden die van invloed zijn op een projectplanning. Deze situaties zijn onvermijdelijk maar gebeuren vaker dan gedacht. Het is daarom van belang dat wanneer dit voorkomt de projectmanager de betrokkenen hierover informeert. Dit kan gefaciliteerd worden door middel van ochtend stand-ups waarbij iedereen een update geeft of door wekelijkse projectmeetings. Uiteindelijk is het de kunst dat informatiestromingen zo ingericht worden dat iedereen op de hoogte blijft van de grote lijnen en als er wijzigingen zijn deze tijdig aan de betrokkene medegedeeld worden.

Zoals je hebt gelezen zijn het eigenlijk simpele schoolvoorbeelden die net het verschil kunnen maken voor een fijne en werkbare situatie voor de hele projectorganisatie. Uiteindelijk draait alles om communicatie met elkaar, hierin is de projectmanager in de lead! In een eerder en uitgebreider blog van mij leg ik online projectmanagement in de breedste zin van het woord uit waar ook de projectplanning in terug komt.

Plaats een Reactie

We are part of Happy Horizon