De ingrediënten voor een perfecte samenwerking tussen klant en bureau

28 juli 2016

Afgelopen mei ben ik begonnen als online projectmanager bij Happy Idiots. Het leek me goed om eens terug te blikken op de afgelopen twee maanden. In mijn nieuwe functie ben ik de spil tussen de klant en specialisten van de verschillende disciplines. En naast het feit dat ik het primaire aanspreekpunt ben, heb ik zowel een uitvoerende als adviserende rol. Het leukste aan werken in de online branche is de resultaatgerichtheid. Ik heb gemerkt dat er een aantal zaken cruciaal zijn wanneer je voor het beste resultaat gaat. Een goede samenwerking tussen klant en bureau staat daarbij bovenaan mijn lijstje. Maar hoe ziet die perfecte samenwerking tussen klant en bureau er eigenlijk uit? In deze blogpost ga ik in op de belangrijkste ‘ingrediënten’ voor een succesvolle samenwerking!

Doelstellingen bepalen

Veel bureaus werken op basis van uurtarieven. Mijn voorkeur gaat uit naar samenwerken op basis van performance zodat je niet alleen de commitment hebt van de specialisten, maar ook die van de klant. Maar hoe kun je samenwerken op basis van duidelijke uurtarieven én performance en waar moet je dan aan denken?

Zoals eerdergenoemd: de online branche trekt mij aan om de resultaatgerichtheid. Het is om deze reden dan ook logisch dat er doelstellingen met de klant worden besproken. Dit hoeft niet alleen betrekking te hebben op de omzet of kwalitatieve leads; soft KPI’s zijn ook belangrijk. Denk daarbij aan nieuw verkeer, de tijd die de consument doorbrengt op de website of het aantal bekeken pagina’s. Er zijn meerdere manieren om doelstellingen te bepalen. De klant heeft bijvoorbeeld zelf al doelstellingen voor de komende periode of er kunnen doelstellingen bepaald worden aan de hand van voorgaande data. Wanneer er gekozen wordt voor een omzetdoelstelling is het goed om rekening te houden met onder andere de seasonality en de marketingactiviteiten die reeds gepland staan.

Omzetdoelstellingen zijn ideaal om te gebruiken bij het opstellen van een (deels) prestatiemodel tussen de klant en het bureau.  Als bureau wil je net als de klant succesvolle campagnes, maar ook hier ben je afhankelijk van input van de klant. Het is dus perfect om een gezamenlijk doel te hebben!

doelen bepalen

Strategie en planning

Met alleen het samen bepalen van een doelstelling ben je er echter nog niet. Als projectmanager zorg je voor de perfecte samenwerking tussen alle kanalen. Dit kan alleen wanneer je alle informatie hebt om de juiste strategie uit te stippelen. Het is daarom zaak om erachter te komen hoe de customer journey eruitziet en in welke fase de consumer zich bevindt. Het is ook belangrijk om te weten wat de verschillende doelgroepen zijn om eventueel nog meer achtergrondinformatie te krijgen die handig is voor het bepalen van de strategie en campagne.

Een kick-off sessie – waarbij zowel de klant als de specialisten aanwezig zijn – kan helpen om alle juiste informatie boven tafel te krijgen. Een kick-off wordt gehouden voorafgaand aan de start van de campagnes of bij een overname van campagnes. Tijdens deze kick-off worden de doelstellingen, strategie, marketingactiviteiten en eventuele andere belangrijke zaken besproken. Het wordt dan ook meteen duidelijk welk promotiemateriaal en eventuele andere zaken er nodig zijn voor de start van de campagne(s). In de ideale situatie wordt er nog een planning of timeframe gemaakt, zodat het duidelijk is wie, waar verantwoordelijk voor is en om inzichtelijk te krijgen wat zowel de klant, als het bureau mag verwachten.

marketingkalender

Materiaal

Wanneer de strategie helder is – en het voor alle partijen duidelijk is hoe de campagnes ingericht gaan worden – dan volgt de uitvoerende fase. Bijvoorbeeld het aanleveren van het materiaal. Het is belangrijk dat er per kanaal het bijbehorende materiaal wordt aangeleverd. Denk daarbij aan meerdere varianten, zodat er uitvoerig getest en geoptimaliseerd kan worden. Naast materiaal is het belangrijk dat de landingspagina, website of webshop voorzien is van de juiste informatie – want dit is van invloed op het conversieratio.

Het lijkt heel eenvoudig, maar een marketingkalender zorgt ervoor dat campagnes optimaal worden ingezet. Toch valt het me op dat de klant deze nog niet altijd beschikbaar heeft. Het liefste bespreek je de plannen tot 1 tot 3 maanden vooruit of stel je de kalender direct samen op. Zo is het voor iedereen duidelijk wat er gedaan moet worden en wie er verantwoordelijk voor is, wat bijdraagt aan meer betrokkenheid vanuit beide partijen. Uiteraard kan het bureau wel inspelen op thema’s die interessant zijn voor de klant, zoals Vaderdag en Kerstmis, om hiermee alsnog de gestelde doelstelling te behalen.

Tussentijdse evaluatie

Is de gezamenlijke doelstelling realistisch? Of was deze te ambitieus? Een tussentijdse evaluatie of rapportage geeft een duidelijk beeld van de campagnes. Lopen deze goed? Waarom wel of niet? Naast de wekelijkse optimalisatie is input van de klant ook hier weer belangrijk. Informatie met betrekking tot de laatste trends uit de branche, offline ontwikkelingen, nieuwe informatie over concurrenten of de kwaliteit van de aangebrachte leads is bijvoorbeeld waardevolle informatie die de resultaten van campagnes kunnen verklaren. Maar ook praktische zaken zoals het effect van het materiaal moet onder de loep genomen worden. Is het materiaal dat ingezet wordt nog effectief? Kan de datafeed verbeterd worden? Haken mensen af op een bepaalde pagina en wordt de video wel volledig bekeken? Al deze informatie wordt gebruikt bij een evaluatie die ervoor zorgt dat het zowel voor de klant als voor het bureau duidelijk is wat er nodig is om de campagnes nog succesvoller te maken en wat de bijbehorende actiepunten zijn.

Learnings

Na afloop van campagnes kan een eindevaluatie nuttig zijn vanwege de learnings die daaruit voortkomen. Die learnings zijn vervolgens weer te gebruiken voor daaropvolgende campagnes.

Natuurlijk is er niet altijd sprake van een bepaalde looptijd en lopen campagnes continu door. In dat geval kan er een jaarlijkse evaluatie gedaan worden waarbij je terugblikt op het afgelopen jaar. Tijdens deze evaluatie kan er kritisch gekeken worden naar de samenwerking. Waar ging het goed en waar kan het beter? De klant spreekt zijn of haar behoeften en wensen uit, het bureau geeft aan of dit realistisch is en wat hiervoor nodig is. Er worden duidelijke afspraken gemaakt over communicatie, rapportages, deadlines en eventuele soft KPI’s. Dit brengt je weer tot een gezamenlijk doel, wat zorgt voor de perfecte samenwerking tussen klant en bureau!

learnings

Ook een succesvolle samenwerking? Neem contact op!

Het is wel duidelijk dat alleen het bepalen van een doelstelling niet direct zorgt voor een perfecte samenwerking: het is slechts de eerste stap om te zorgen voor meer commitment van zowel de klant als het bureau. Het is belangrijk om zoveel mogelijk informatie met elkaar te delen en regelmatig contact te hebben over de lopende campagnes. Ben je ook op zoek naar een perfecte samenwerking? Happy Idiots denkt graag met je mee! Neem dus gerust vrijblijvend contact met ons op.

 

Plaats een Reactie

We are part of Happy Horizon