Online projectmanagement: zo pak je dat aan!

2 oktober 2017

Bij online marketing hoort naast het inrichten van campagnes ook projectmanagement. Immers moeten er binnen elk bedrijf grote en complexe vraagstukken van A tot Z uitgevoerd worden. Binnen Happy Idiots is projectmanagement een breed vak, waarbij we naast het bewaken van een project ook een inhoudelijke adviesrol op ons nemen. Met behulp van projectmanagementtools zorgen we ervoor dat de juiste mensen betrokken zijn bij het project, de verwachte kwaliteit geleverd wordt en deadlines behaald worden.

Projectmanagement is een dynamisch speelveld tussen alle mensen die iets te maken hebben met een project. Een online project zou bijvoorbeeld kunnen zijn het opleveren van een website of landingspagina, het optuigen en bewaken van online marketing campagnes, of – nog mooier – een combinatie daarvan. Door vanaf het allereerste moment tot de afronding het project te bewaken op diverse factoren krijg je als projectmanager grip op de zaak. Hierdoor vlieg je zo min mogelijk uit de bocht als het gaat om het behalen van deadlines of campagnedoelstellingen.

Wanneer heb je te maken met een online project?

Niet alles kan een project genoemd worden, en zodoende kun je niet alle werkzaamheden behandelen als een project. Zo bestaat er improviserend, maar ook projectmatig en routinematig werk. Enkele kenmerken:

  • Improviserend: zo snel mogelijk, snelheid en flexibiliteit, al doende leert men, snel resultaat, verlies van overzicht, chaos en een wirwar aan activiteiten.
  • Projectmatig: start- & einddatum, effectief, tijdelijke structuur per project, resultaat valt te toetsen aan de doelstelling en er is een gefaseerde planning.
  • Routinematig: regelmaat met constante kwaliteit, efficiënt, structuur, procedurele toetsing en activiteiten zijn gepland voor de toekomst.

Om projectmatig te kunnen werken moet je project aan enkele eigenschappen voldoen. Deze eigenschappen zijn bij een eerste kennismaking al van belang: hiermee toets je of projectmanagement überhaupt wel zin heeft:

  • Duidelijk en concreet doel (bijvoorbeeld 500 leads p/mnd).
  • Een te meten resultaat (bijvoorbeeld 450 gerealiseerde leads p/mnd).
  • Een project moet worden opgestart (bepalen van de campagnestrategie, schetsen van het ontwerp (banners/landingspage), toegang tot tools).
  • Eén opdrachtgever (waaraan voortgang en resultaten gerapporteerd worden).
  • Eigen budget (bijvoorbeeld €50.000,00 voor het gehele project).
  • Projectorganisatie (projectmedewerkers: wie gaan er allemaal aan het project werken?).

Een project optuigen en bewaken doe je dus niet zomaar even, het dynamische speelveld waarin een projectmanager zich bevindt bestaat uit een overkoepelende helikopterview die ervoor zorgt dat alle werkzaamheden soepel op elkaar afgestemd zijn.

Projectfasering

Projecten werken heel duidelijk ergens naartoe. Is dit niet het geval? Dan heb je misschien te maken met routinematig werk. Een mijlpaal zou bijvoorbeeld de livegang van alle online marketingcampagnes kunnen zijn (zie de ronde blauwe cirkel in de afbeelding hieronder). Echter, om tot dat punt te komen dien je eerst vijf afzonderlijke fases te doorlopen:

Elke faseovergang wordt vervolgens door zogenaamde ‘GROKIT-factoren’ bewaakt. Wil je hier meer over weten, lees dan vooral nog even verder.

1. Initiatiefase

In deze fase probeer je zoveel mogelijk informatie (in de breedste zin van het woord) te verzamelen, waarbij je een inventarisatie van de hoofdlijnen maakt. In deze fase wordt dus het fundament van het project gelegd. Mis je informatie in deze fase, dan kan dat op een later moment cruciale gevolgen hebben. Denk bijvoorbeeld aan het scenario waarbij in de initiatiefase niet benoemd wordt dat er extern een nieuwe huisstijl ontwikkeld wordt: deze externe factor heeft grote gevolgen in de uiteindelijke bannercreatie of het design van een website. Vergeet ook vakanties en verlof niet te bespreken. Is de opdrachtgever of een van de projectmedewerkers tijdens het project niet beschikbaar? Zorg er dan voor dat hier afspraken over gemaakt worden, zodat er geen werk blijft liggen.
Handvatten die je kunt gebruiken tijdens deze fase zijn termen als haalbaarheid, probleemstelling, doelstelling, beschrijving van het resultaat, afbakening, budget, tijd, projectmedewerkers en stakeholders. Voorkom een valse start, bepaal de projectscope en zorg voor een go of no-go van het project!

2. Definitiefase

In deze fase worden de eisen en wensen die aan een projectresultaat gesteld worden zo goed en compleet mogelijk beschreven. Het gaat hier om verwachtingsmanagement. Om de verwachtingen scherp te managen kun je wensen en eisen opstellen. Wensen en eisen kun je gemakkelijk indexeren door 4 ‘eisen’ na te lopen:

  1. Randvoorwaarden: denk o.a. aan wet- & regelgeving en branchegerelateerde zaken waar je niet omheen kunt.
  2. Functionele eis: denk bijvoorbeeld aan het gebruik van een versleutelde verbinding (HTTPS).
  3. Operationele eis: wat zijn de eisen m.b.t. toegangsrechten (beheer- of beperkte rechten)?
  4. Ontwerpbeperking: door een ontwerpbureau (bijvoorbeeld: HTML5-banners zijn geen optie i.v.m. het ontbreken van de kennis).

Na deze inventarisatie kan het project geconcretiseerd worden. Dit doe je door het opstellen van een projectplan. Het projectplan is je handboek tijdens het project. Jij en de opdrachtgever zetten hier beiden een krabbel onder, zodat iedereen op de hoogte is van het vooronderzoek dat verricht is. Het mooie hieraan is, is dat je wederzijds begrip creëert wanneer een project uitloopt of voor extra kosten komt te staan. Een inhoudsopgave van een projectplan vind je verderop in dit blogpost.

3. Ontwerpfase

Aan de hand van de eisen- en wensenlijst uit de definitiefase kan een ontwerp gemaakt worden. Hoe gaat het projectresultaat eruitzien? Dit kan geconcretiseerd worden in de vorm van conceptversies van plattegronden, 3D tekeningen, prototypes, storyboards en andere ontwerpen. Het ontwerp is een moment om samen bij stil te staan: liggen we qua visuele doorvertaling op één lijn? Wanneer blijkt dat jullie verschillende beelden hebben bij het projectresultaat, dan kan in deze fase nog teruggestapt worden naar de initiatie- of definitiefase om mogelijke ontbrekende informatie alsnog boven water te krijgen.

4. Voorbereidingsfase

In de voorbereidingsfase wordt alles geregeld dat nodig is voor de realisatie van het project. In sommige – met name wat kleinere projecten – is een formele voorbereidingsfase wellicht overbodig. Het gaat erom dat duidelijk is wat er moet gebeuren in de realisatiefase, door wie en op welk moment. In deze fase worden bijvoorbeeld briefings, realisatieschema’s, draaiboeken, scripts, productieplannen en instructies verspreid naar desbetreffende personen. In de ‘online wereld’ gaat het dan om voldoende toegang tot alle accounts, opschonen en (her)inrichten van data, campagnestrategieën uitwerken en het uitwisselen van alle bestanden die relevant kunnen zijn voor online marketingcampagnes.

5. Realisatiefase

Hier wordt het project écht zichtbaar. Er wordt een start gemaakt met de eerste werkzaamheden. Voor mensen van buitenaf lijkt het alsof het project nu pas gestart wordt, terwijl er in eerdere fases al heel veel werk verzet is. Gedurende deze fase is het van belang dat de vaart erin blijft.

Als projectmanager merk je nu pas hoe belangrijk de voorgaande fases waren: het projectteam kan nu namelijk zeer doelgericht aan de slag met zijn of haar taken. Ook zal je merken dat de werkdruk toeneemt, dit omdat er nu veel adhoc kwesties aan het licht komen die ter plekke opgelost dienen te worden. In deze fase is het verstandig om in het hoofdstuk communicatie in je projectplan meerdere contactmomenten in te lassen met je opdrachtgever. Hier ga je merken hoe afhankelijk je van elkaar bent: levert de een te laat op, dan schuiven de werkzaamheden van de ander op. De projectplanning kan visueel worden gemaakt middels een GANNT-chart waarbij kritieke paden aan elkaar gelinkt zijn: hierdoor wordt ook duidelijk waardoor oplevering van een mijlpaal mogelijk uit kan lopen.

‘Last but not least’: nazorg

In deze fase wordt alles geregeld om het projectresultaat te behouden. Het kan namelijk voorkomen dat de projectbewaking overgedragen dient te worden naar de opdrachtgever of dat een project simpelweg ten einde komt. Denk in deze fase aan een evaluatie van het project, het schrijven van een projectverslag, een overdracht en het opheffen van het projectteam. De kunst is om niet te snel over deze fase heen te lopen: besef dat de kans groot is dat de opdrachtgever verder werkt met jouw project. Archiveer het project zonder losse eindjes, anders blijf je nog vragen krijgen in de loop van de maanden.

Na elke fase is er een beslismoment i.s.m. de opdrachtgever én worden de GROKIT-factoren onder de loep genomen. Het GROKIT-model is gebaseerd op het watervaleffect: eenmaal in de realisatiefase is het lastig om nieuwe ideeën aan te dragen, aangezien werkzaamheden al in vergevorderd stadium zijn. Kern van het 6-fasenmodel is ‘eerst denken en dan pas doen’.

Het besturen van een project met behulp van GROKIT

Wanneer je een projectmanagementmethode toepast verklein je de kans op niet-slagen. Een voorbeeld van zo’n methode is GROKIT. In elke projectfase terecht toets je het project m.b.v. GROKIT-factoren. GROKIT staat voor Geld, Risico’s, Organisatie, Kwaliteit, Informatie en Tijd. Je bekijkt elke factor afzonderlijk en beoordeelt of deze gewijzigd is t.o.v. de vorige fase. Mochten er ondanks al het voorwerk toch (grote) veranderingen zijn (er is bijvoorbeeld een nieuw risico gesignaleerd of er is een projectmedewerker uitgevallen die vervangen moet worden door een ZZP’er met een duurder uurtarief dan begroot) dan bespreek je deze samen met de opdrachtgever. De volgende fase gaat pas in bij akkoord op de (mogelijke) veranderingen in de begroting en/of planning.

Deze GROKIT-factoren zorgen ervoor dat elk segment binnen projectmanagement gedekt is.

Projectplan: een inhoudsopgave

De inhoudsopgave van een projectplan kan per grootte van project verschillen, maar onderstaande lijst is een basale opsomming van hoofdstukken die in elk project terug zouden moeten komen. Per hoofdstuk een korte toelichting:


Aanleiding

Waarom gaan we dit project samen doen?

Projectopdracht

Hier definieer je de probleemstelling, doelstelling en het verwachte projectresultaat (= projectopdracht). Daarnaast bepaal je de scope: wat valt binnen het project en wat juist niet?

Relaties met andere projecten

Lopen er externe projecten die van invloed zijn op het project? De meeste uiteenlopende externe projecten kunnen namelijk van invloed zijn op jouw project. Ben ervan op de hoogte, soms heeft de opdrachtgever zelf niet in de gaten dat een extern project wel invloed heeft op jouw project.

Verandering in de lijnorganisatie

Wanneer het project gerealiseerd is, heeft de opdrachtgever dan voldoende draagvlak en capaciteit om het project intern te verwerken? Dit is niet direct de verantwoordelijkheid van de projectmanager maar het heeft wel invloed op het succes van het project. Wanneer een doelstelling van een online marketingcampagne het aandragen van 500 leads per maand is, maar de opdrachtgever kan deze 500 leads praktisch gezien niet verwerken, dan is het project aan de projectmanagerskant wel succesvol, echter zit de opdrachtgever met een (luxe)probleem.

Voorstel projectorganisatie

Wie is je projectteam en welke organisaties, bedrijven of partners maken deel uit van het project? Stel ze in dit hoofdstuk voor. Hier kunnen ook stakeholders aan toegevoegd worden d.m.v. een stakeholder matrix (o.b.v. belang en invloed die ze op het project kunnen uitoefenen).

Fasering en planning

Activiteiten kunnen weergegeven worden in een GANNT-chart, dit geeft je een overzicht van toekomstige, actuele en afgeronde taken. Deze taken zijn allemaal met elkaar verbonden d.m.v. kritieke paden. Hiermee kun je aantonen dat iedereen van elkaar afhankelijk is en maak je elkaar verantwoordelijk voor de werkzaamheden.

Begroting

Per fase stel je een projectbegroting op. Een eerste begroting wordt opgesteld aan de hand van alle ingewonnen informatie in de initiatief- en definitiefase, maar zal gedurende de overgangsfases door de ‘G’ van GROKIT bijgesteld worden. In de eerste twee fases wordt het projectresultaat geschetst: het is daarom zeer belangrijk dat deze eerste twee fases volledig worden doorlopen. Mis je namelijk informatie, dan mis je posten op je begroting en moet je achteraf creatief zijn (of bijbegroten) om toch het gewenste eindresultaat te behalen.

Risicoanalyse

De in kaart gebrachte risico’s kun je prioriteren a.d.h.v. een risicoanalyse. Je zet alle risico’s onder elkaar en prioriteert de ‘kans’ en ‘ernst’ op een schaal van 1 tot 5. Vervolgens vermenigvuldig je kans x ernst, waarbij je minimaal 1 of maximaal 25 als uitkomst krijgt:

Wanneer je lijst af is kun je actiepunten koppelen aan de hoogste risico’s:

  1. Reactief (je handelt pas als het risico er is).
  2. We hebben een plannetje (maar we doen nog niets).
  3. We gaan nu dingen doen, om het effect te minimaliseren.

Kwaliteitszorg

Hoe zorg je er als projectmanager voor dat de kwaliteit gedurende het hele project gewaarborgd blijft? In het geval van online marketing zou dat kunnen zijn door de inzet van gecertificeerde projectmedewerkers. Of je beslist bijvoorbeeld dat productfoto’s en/of banners aan minimale specificaties moeten voldoen (grootte, bestandsformaat, lengte). Kun je niet voldoen aan de gestelde kwaliteitseisen? Dan kan deze kennis/ kwaliteit extern ingekocht worden en meegenomen op de projectbegroting.

Wijzigingsprocedure

Bij grotere projecten is het handig om dit hoofdstuk op te nemen. Wanneer je dit niet opneemt mag iedereen wijzigingen indienen, wat het projectresultaat behoorlijk kan beïnvloeden. Maak daarom specifieke projectmedewerkers verantwoordelijk voor het indienen van wijzigingen. Deze medewerker kan dan op voorhand al een selectie maken van wijzigingen, die vervolgens pas op het bordje van de projectmanager terechtkomen.

Communicatie

Hierin leg je vast hoe bottom-up en top-down gecommuniceerd kan worden tussen opdrachtgever, projectmanager en projectmedewerkers. Projectvergaderingen, maandelijkse voortgangrapportages tot wekelijks ingeplande calls met de opdrachtgever kunnen hierin vastgelegd worden. Door deze communicatiestromingen te reguleren voorkom je miscommunicatie, onduidelijkheden en verwarring.


Daarom projectmanagement!

Het toepassen van een projectmanagementmethode geeft je een houvast en meer garantie om het beoogde projectresultaat te behalen. Ook creëer je transparantie naar alle betrokken partijen en kent iedereen zijn of haar verantwoordelijkheden binnen het project. De initiatie- en definitiefase leg je vast in een projectplan dat als dynamisch handboek fungeert gedurende de projectperiode. De GROKIT-factoren op hun beurt helpen je om het project gedurende de faseovergangen te bewaken. That’s it, succes!

 

 

Plaats een Reactie

We are part of Happy Horizon