zoeken
+31(0) 40 304 0070bel ons
Contactmail ons
menu

Happy Horizon

Ons geautomatiseerde onboardingproces van A tot Z

Terug naar alle cases
Daag ons uit!
  1. Home
  2. Klantcases
  3. Onboarding van nieuwe medewerkers

Maandelijks verwelkomen we nieuwe collega’s bij Happy Horizon. En dat is natuurlijk hartstikke tof! Het doel van de HRM-afdeling is deze nieuwe collega’s in een warm bad terecht laten komen. Niet alleen fysiek op één van onze locaties, maar ook procesmatig.

Hoe zorgen we er bij Happy Horizon dan voor dat iemand zich snel thuis voelt binnen onze organisatie? Dat ontdek je in deze case, waarin we beschrijven hoe het onboardingproces van nieuwe medewerkers van Happy Horizon is ingericht in de E-mail Service Provider (ESP) Clang.

Het Happy Onboarding proces

Fase 1

1. You're hired!

Valt de sollicitant tijdens het sollicitatiegesprek in de smaak bij de teamlead? Dan geeft hij of zij akkoord waarop de HRM-afdeling het onboardingproces in gang gaat zetten.

2. HRM vult gegevens in

Op een landingspagina vult HRM vervolgens de basisgegevens in van de toekomstige collega. Denk aan voor- en achternaam, geslacht en e-mailadres. Maar ook de leidinggevende en het label waar de collega voor aan de slag gaat. Is alles ingevuld? Dan ontvangt de leidinggevende een mailtje met de melding dat het proces in gang is gezet.

3. Extra gegevens opvragen

Niet alleen ontvangt de leidinggevende op dat moment een automatische mail, óók de nieuwe medewerker krijgt een mailtje met de vraag of hij of zij nog wat aanvullende informatie wilt invullen. Denk aan partnergegevens en de gegevens van een contactpersoon in geval van nood. Ook uploadt de nieuwe medewerker hier zijn of haar legitimatiebewijs én een ingevulde loonbelastingverklaring, die bij de mail is bijgevoegd. Uiteraard allemaal safe & secure.

4. Bevestigingsmails

HRM wordt automatisch op de hoogte gehouden bij elke nieuw voltooide stap. Ook de nieuwe werknemer krijgt een e-mail met de bevestiging dat alle gegevens succesvol zijn verwerkt.

5. Informatie dienstverband invullen

Na het invullen van alle algemene gegevens door de nieuwe medewerker, krijgt de leidinggevende een nieuwe mail voor het invullen van aanvullende gegevens. Denk aan salaris, opzegtermijn, de duur van het contract, standplaats, het gebruik van een auto van de zaak, etc. Werkt een medewerker minder dan 40 uur per week? Dan verschijnen er 2 regels. Eén regel met werkdagen in de oneven weken en de andere regel met werkdagen in de even weken. Persoonsgevoelige informatie als salaris wordt meteen verwijderd nadat de HRM-afdeling dit ontvangen heeft.

Het Happy Onboarding proces

Fase 2

Tada: alle administratieve zaken zijn afgerond, dus HRM kan het contract opstellen op basis van alle ingevulde informatie. Het contract wordt vervolgens via een ander platform naar de nieuwe medewerker en naar de tekenbevoegde verstuurd en kan op deze manier eenvoudig digitaal ondertekend worden.

Is dat gebeurd? Mooi! Maar dan zijn we er natuurlijk nog niet. Want we willen ook dat de aanloop naar de eerste werkdag soepel verloopt. Het tekenen van het contract is voor de HRM-afdeling hét moment om een GO te geven op het onboardingtraject.

Het Happy Onboarding proces

Fase 3

En door het geven van een digitale GO via een landingspagina worden er weer verschillende mails verstuurd.  Op basis daarvan kunnen de ontvangers weer bepaalde acties ondernemen:

  • Zo weet afdeling Finance dat ze aan het einde van de maand de salarisstrook moeten controleren. 
  • Zo weet de afdeling ICT dat de werkplek ingericht moet worden.
  • Zo weet de buddy dat het buddyproces langzaam van start gaat.

Vanuit de buddy-mailflow wordt er ook weer een reeks e-mails verstuurd naar verschillende personen:

  • Zo ontvangt de buddy 2 weken voordat de nieuwe medewerker begint een e-mail met de vraag een kaartje te sturen naar het adres en de vraag om het inwerktraject te bespreken met de teamlead.
  • Een week later ontvangt de nieuwe werknemer een praktische e-mail met een routebeschrijving en parkeermogelijkheden afgestemd op de locatie van de vestiging. De mail wordt namelijk dynamisch opgemaakt op basis van de door de teamleider ingevulde standplaats.
  • Een dag voor de eerste werkdag ontvangt de buddy een mailtje met de vraag de werkplek in te richten met onder andere een pen, een notitieboekje en kennismakingskaartje. Uiteraard allemaal in huisstijl.

En dan is het zover: de eerste werkdag! Naast dat we veel aandacht besteden aan de nieuwe medewerker op kantoor, hebben we daarnaast ook nog een e-mailflowtje lopen:

  • HRM wordt op de hoogte gebracht dat de nieuwe medewerker is begonnen, zodat zij hun checklist met alle openstaande zaken af kunnen ronden. 
  • Ook wordt de social media verantwoordelijke op de hoogte gebracht, zodat er gepost kan worden over onze nieuwe toppers. 
  • Daarnaast wordt de nieuwe medewerker zelf ook een warm welkom geheten op zijn/haar eerste werkdag via mail door onze CEO Walter.

Stopt daar de communicatie dan? Absoluut niet! Betrokkenen bij het inwerktraject krijgen nog tot drie weken na de eerste werkdag mailtjes. Zo vinden we het bijvoorbeeld belangrijk om te weten hoe ze het onboardingproces hebben ervaren. Ook vragen we de buddy om het proces door te nemen met de nieuwe werknemer. Vervolgens vindt er een gesprek plaats met HRM. Zo blijven we het proces continu optimaliseren.

De uitdagingen

Bij de ontwikkeling van een onboardingtraject in een ESP komt veel kijken. Denk aan:

  • De informatie afstemmen met alle mogelijk betrokkenen binnen je organisatie. Een extra uitdaging als je meerdere vestigingen hebt met elk zijn eigen gewoontes en werkwijzen.
  • De technische zaken:
    • De validatie op formuliervelden die ervoor zorgt dat alles op de juiste manier wordt ingevuld. 
    • De mogelijkheid om bestanden te uploaden en te versturen als bijlage via e-mail. 
    • E-mails die aan de hand van variabelen naar de juiste personen worden verzonden.

Maar ondanks deze uitdagingen, is het altijd belangrijk om de juiste collega’s op de juiste momenten te informeren, zodat de onboarding van een nieuwe medewerker zo soepel mogelijk verloopt. 

De voordelen van een geautomatiseerd onboardingproces

Misschien verloopt in jouw organisatie dit proces nog via een planning en met veel handmatige handelingen. Door het onboardingproces te automatiseren, bespaar je enerzijds tijd en anderzijds verklein je de kans op vergetelheid. Uiteraard kun je dit proces ook inrichten voor collega’s die vertrekken!

Het Happy Onboarding proces

Ook iets voor jou organisatie?

Nieuwsgierig geworden hoe je dit kunt implementeren voor jouw organisatie? Beschik jij over een ESP die we hiervoor kunnen inzetten? Perfect! Laten we snel rond de tafel zitten om een dergelijk traject te realiseren.

Verzenden

Blog

Relevant blog posts

Conversiekans bepalen op basis van clickstreams

12 februari 2021

Daag jij ons uit voor je volgende project?

Daag ons nu uit!

Op de hoogte blijven van het laatste online nieuws?

Schrijf je in voor de nieuwsbrief

Druk op ENTER om te zoeken of ESC om de zoek overlay te sluiten.